Как мотивировать клиентов платить вовремя?
Почему растёт дебиторка?
Какие действия снизят её до минимума?

«ГДЕБИТОРКА. Как не стать заложником дебиторской задолженности». Ирина Нарчемашвили

Инсайт 1. Всегда улучшайте то, что продаёте.

Бывало ли у вас такое? Долго общались с клиентом, он в итоге согласился купить Ваш продукт и внёс предоплату 30%. 

Вы всё сделали, но клиент тянет и вносит множество правок. А после в их компании проходит реорганизация, и теперь с Вами общается новый руководитель. Он вообще не понимает, зачем им этот продукт и почему он должен Вам еще 70%. 

Ваши деньги остались у клиента и повисли мёртвым грузом в дебиторской задолженности. 

Зачем это Вам?
Повышение лояльности клиента и объёма продаж?
Или Ваша головная боль, отсутствие кредитных денег и кабала с кредитами? 

Итак, решение начинается с учредителя и с продукта, который предоставляет компания: 

Чем Вы лучше конкурентов, почему Ваш продукт пользуется спросом и как он должен развиваться? Вы должны это точно понимать. Не повторяйте историю телефонов Nokia и фотоаппаратов Kodak. 

Ваш продукт сложен для производства и обучения продажам? Если это так, добавьте в свой ассортимент более простой продукт. 

Следите за соотношением маржи и оборачиваемости каждого продукта. Понятно, что, если на продукт будет высокая маржа и продаваться он будет раз в год,толку от него не будет. 

Следующий шаг: продайте клиенту идею оплачивать вовремя. 

Но Вы этого не сможете сделать, если Ваши продавцы не замотивированы снижать дебиторскую задолженность. 
Чтобы это не допустить:

• Платите им не с суммы отгрузки, а после возвращения денег в компанию. Это свяжет личный интерес сотрудников с целями компании. 
• Внедрите две схемы мотивации. Если покупатель согласился на полную предоплату, процент с продаж должен быть выше. В случае постоплаты – ниже. 
• Замените штрафы за просрочку премиями за её отсутствие. Если в среднем вы платите продавцу 100 000 и при этом штрафуете на 20 000, измените формулу.
• Платите ему 80 000, а 20 000 в качестве премии. Теперь Вы с продавцом на одной стороне.

Инсайт 2. Работайте по предоплате.

Всё просто: лучший способ избежать проблем с дебиторкой — перейти на предоплату. Как это сделать? 

Посчитайте потери от дебиторки и прибавьте к ним трудозатраты на её сбор. Полученная сумма прибавит Вам решимости. 

Оцените Ваши конкурентные преимущества: уровень цен, качество товара или услуги, скорость доставки или выполнения работ. Если преимущества реальные, то потеря клиентов Вам не грозит. 

Переходите постепенно. Предупредите клиентов заранее, проведите опрос. Узнайте, на каких условиях они согласились бы на полную предоплату. 

Ориентируйтесь на мнение постоянных и крупных покупателей. Это поможет понять, что надо развить и улучшить, а от чего, наоборот, избавиться. 

Сделайте переход на предоплату поэтапным, например, сначала на 50%, потом на 100%. 

Предоплата должна выглядеть естественно, а Ваше предложение — выгодным. Помните, многое зависит от доверия клиентов. А их доверие – это Ваша кредитоспособность! 

Инсайт 3. Решайте проблемы с дебиторкой до их появления.

Самый важный этап работы с дебиторской задолженностью — до подписания договора. 

Выполните простые шаги и не создавайте себе серьёзных проблем в будущем:

• Договаривайтесь только с теми, кто действительно принимает решения в компаниях-клиентах. 
• Обсуждайте заранее моменты, которые могут пойти не так. Например, информируйте о мерах, которые Вы предпринимаете при просрочке платежей. 
• Предлагайте клиенту вариант сотрудничества без отсрочки платежей, покажите преимущества такого подхода. 
• Проверяйте уставные документы и репутацию будущего клиента. Наведите справки, изучите отзывы в интернете. 
• Найдите повод посетить его офис. Вы должны понимать, кому доверяете «деньги в виде товара». 
• Снижайте риски неоплаты любыми способами: поручительство, залог, страхование задолженности, факторинг, банковская гарантия. 
• Отгружайте товар после подписания документов. 
• Регулярно анализируйте текущие долги. Ищите узкие места, меняйте правила, внедряйте показатели. Главное – не повторяйте ошибок. 

Инсайт 4. Контролируйте баланс между «желанием больше заработать и риском потерять деньги».

Сделайте работу с дебиторкой системной: создайте формы контроля и учёта, шаблоны документов, презентаций, писем-напоминаний и претензий. 
Поэтому после подписания договора:

• Познакомьтесь с бухгалтерией клиента: с людьми, которые принимают решения об оплате, со сроками и самой системой оплаты. 
• Автоматизируйте контроль платежей, кредитную историю и все договорённости. 
• Более того, автоматизируйте напоминания об оплате по смс или по почте. Эти письма могут быть от лица менеджера, который работает с клиентом.
• Не дожидайтесь просрочки, заранее информируйте о сроках оплаты. 
• Благодарите тех, кто платит вовремя. Отправляйте пиццу, цветы или благодарности. Так Вы получите союзников со стороны клиента. 
• Обучайте сотрудников работать с дебиторской задолженностью. 
• Добивайтесь применения знаний на практике. 
• Что делать, если клиент все-таки нарушает договорённости по оплате?
• Для этого заранее определите, сколько Вы готовы ждать и при каких обстоятельствах стоит переходить к жёстким мерам. Вы же не хотите на ровном месте портить отношения с клиентом? 
• Ограничьте менеджера от выбивания долгов, ведь ему потом, возможно, ещё придётся работать с этим клиентом. 

Например, Вы определили, что ждёте 20 дней. За это время менеджер 3 раза связывается с клиентом: напоминает о задолженности, интересуется, чем он может помочь, и сообщает, что, к сожалению, есть жесткое правило и после 20 дней просрочки информация о задолженности попадёт в службу безопасности, к юристам или в другой специальный отдел. 

Итог. Основная идея книги.

Дебиторская задолженность отнимает много Вашего времени, при этом Вы несёте дополнительные издержки.

Создавайте сильный, конкурентный продукт и продавайте клиентам идею работать по предоплате.

Систематизируйте работу с дебиторской задолженностью и старайтесь заранее предотвратить возможные проблемы с ней.

Обучайте сотрудников работать с задолженностью.

Благодарите клиентов, когда они выполняют свои обязательства в срок.