Новые правила деловой переписки

«Новые правила деловой переписки». Максим Ильяхов, Людмила Сарычева

Письмо счастья
Отправлено: 3 августа, суббота

Получатели: Аня, Ваня, Маня, Саня, Таня, Даня

Без темы

Доброго времени суток, уважаемые коллеги!
Как вам отдыхается?

У меня отличная новость! 9 августа будет проходить конференция «Новые тренды маркетинга», и наша компания примет в ней участие.

Ваня и Таня, как у вас со временем? Нам нужна презентация о маркетинговых приёмах, которые использует наш отдел. Во вторник надо будет представить её высшему руководству для согласования. Понимаю, что сейчас выходные, но вы же крутые профессионалы, для вас там работы на полчаса! Так что отдохнуть с семьёй тоже успеете.

Аня, Саня! Я тут подумал… Надо бы сделать стенд и напечатать буклеты. Задача срочная! Примеры оформления ищите в переписке с Колей Филатовым. Заранее спасибо!

Маня, ты будешь выступать. Умоляю, в этот раз оденься не как в клуб! Подарить тебе книгу «Офисная мода»?

Даня, пока я не забыл: ознакомься с информацией из прикреплённого файла и напиши, что ты обо всём этом думаешь.
(Прикреплённый файл отсутствует).

Хороших выходных!

С уважением,
Кирилл Шульга, руководитель отдела маркетинга компании «Топ-Бренд»

Представьте себя на месте получателя такого письма. Оно написано по правилам русского языка. Руководитель использует вежливые фразы и, вроде бы, интересуется, как дела у подчинённых и что они думают. Несмотря на это всё, возникает непреодолимое желание послать Кирилла подальше. Потому что формальная вежливость не равна искренней заботе о собеседнике! А значит, такое письмо неэффективно: собеседник проигнорирует его или пришлёт отписку, только бы от него отстали.

Как же надо писать, чтобы к Вам хорошо относились и выполняли Ваши просьбы?

Инсайт 1. Манипуляция вредит долгосрочным отношениям.

«Мотивирующая» фраза: «Вова, ты наш самый продуктивный сотрудник!» не сгладит раздражение Вовы от того, что его заставили работать сверхурочно. А если Вы напишите: «Даша, ты же умная девушка! Поэтому переделай отчёт, чтобы он был достоин тебя», Даша наверняка не оценит Ваш комплимент и обидится на критику.

Ваши коллеги не дураки и прекрасно понимают, когда их нагружают лишней работой или критикуют. Если в разговоре человек может поддаться Вашему обаянию, то при чтении письма его критическое мышление работает по полной. Применив манипуляцию, Вы быстро решите проблему в этот раз, но в будущем доверие между Вами и коллегами разрушится, и Вас начнут недолюбливать.

Если Вам приходится дёргать человека в нерабочее время или просить его о чём-то, что он не обязан делать, лучше пишите честно. Никогда не лгите, что Вы отправляли письмо или просили о чём-то, когда на самом деле Вы этого не делали. Обман и давление на окружающих закрепят за Вами репутацию неадеквата. Вместо этого:

  • Попросите прощения за беспокойство.
  • Объясните собеседнику, чего Вы хотите и почему обращаетесь именно к нему именно сейчас.
  • Предложите свою помощь в работе.
  • Если аврал возник из-за Вашей ошибки, признайте это прямо.
  • Оставьте за собеседником право отказать Вам.
  • Искренне поблагодарите, если человек выполнил Вашу просьбу. Но не пишите «заранее спасибо».

Например:

Здравствуйте, Василий!

Извините, что пишу, когда вы в отпуске. Дело в том, что я по ошибке удалил из облака последнюю редакцию нашей книги. А послезавтра мы должны отправить текст в издательство. Мы не нашли копий ни на одном из офисных компьютеров. Антон сказал, что этот файл есть у вас. Не могли бы вы его прислать?

Если у вас не получится, ничего страшного. Тогда мы сами отредактируем прежнюю версию.

Если я могу как-то упростить вам задачу — сообщите, я на связи.

Олег.

Если Ваша просьба понятна, обоснована и Вы не требуете от человека бросить всё и делать то, что Вы сказали, скорее всего, он пойдёт Вам навстречу.

Инсайт 2. Критика должна помогать, а не ранить.

Случается, что Вы недовольны работой коллеги или подчинённого. Сказать человеку, что он недостаточно хорош, значит нажить себе врага или потерять сотрудника. Поэтому будьте тактичны и полезны:

Критикуйте работу, а не человека: «София, в коммерческом предложении которое вы составили, много грамматических ошибок». А не: «София, вы ужасно безграмотны!».

Говорите только за себя: «Иван, мне не понравилось, что вы обращались к клиенту на “ты”. В нашей компании принято общаться официально». А не: «Иван, ваша манера общения никуда не годится!». На другой работе Ивана могли научить, что надо втираться в доверие к клиенту. Ваша позиция — не истина в последней инстанции.

Предложите решение проблемы и свою помощь, а не ругайте: «Вероника, я заметил, что на презентации в среду вы растерялись. Может быть, дать вам больше времени на подготовку в следующий раз? Если вы волнуетесь перед аудиторией, я могу записать вас на экспресс-курс ораторского мастерства за счёт компании».

Инсайт 3. Соблюдайте личные границы, чтобы не прослыть хамом.

Почти все недочёты в деловой переписке можно компенсировать заботой об адресате. Но есть одна ошибка, которую Вам не простят: не перепутайте имя собеседника! Такое может случиться, если фамилия человека происходит от личного имени. Например, Петра Андреева в письме могут назвать Андреем. После этого Пётр наверняка решит, что к нему отнеслись наплевательски — даже не потрудились внимательно прочесть, как его зовут. Коммуникация будет испорчена с самого начала. Так что перепроверьте несколько раз, как Вы обратились к адресату.

Помните, что у Вашего собеседника может быть редкое имя. Постарайтесь не допустить в нём опечаток и ни в коем случае не переделывайте его на свой лад. Не перепутайте похожие имена. Катарина, наверное, уже устала от того, что незнакомые люди называют её Екатериной. Асие и Ася — не одно и то же. Если человека по паспорту зовут Александр, но он представляется как Алекс, уважайте его право на это имя. Не называйте Дмитрия Димой, если вы об этом не договаривались.

Если вы сомневаетесь, правильно ли записан контакт, или человек подписывается странным ником вроде «Хоббитёнок», извинитесь и спросите: «Как к вам правильно обращаться?»

Помните, что не надо смешивать деловые и личные отношения, особенно в письмах. Неуместно подкатывать к коллеге посреди обсуждения презентации или вспоминать в постскриптуме, как босс напился на вечеринке. Цените своих коллег как профессионалов. Не нужно обращаться к ним в переписке «Машенька», «Лёха», «котик», «очаровашка» — это отвлекает от работы и может быть неприятно. Шуткам и заигрыванию место в дружеском чате или в живом общении.

Вас, как коллегу или начальника, не должно касаться, как Ваши сотрудники проводят своё свободное время. Старайтесь не посягать на их досуг. Не высказывайте своих соображений о том, как проходят их выходные или развиваются отношения. Писать: «Поработай-ка в воскресенье, я знаю, что тебе одиноко и скучно» или «Закончи проект, и тогда у тебя будет больше времени на семью», — верх хамств

Инсайт 4. Экономьте своё и чужое время: подавайте информацию в удобной форме.

Иногда деловая переписка превращается в разговор слепого с глухим. Люди не могут понять друг друга, теряют важные данные, ругаются, а работа стоит. Если хотите, чтобы Вас понимали и уважали, излагайте информацию так, как удобно Вашим собеседникам.

1. Не забудьте указать имена отправителя и адресата. Поставьте в копию тех, кого непосредственно касается это письмо, но не пересылайте его двум десяткам коллег просто на всякий случай.

2. Тема должна быть такой, чтобы сразу было ясно, о чём письмо, и его легко было найти. «Правки для макета лендинга “Тёплый пол”», а не «Макет». Если у задачи есть дедлайн, пропишите его в теме: «Сдать анкеты респондентов до ближайшего четверга (10 сентября)». Озаглавьте все письма по какому-то вопросу одной и той же темой. Так и Вам, и собеседнику будет легче найти всю нужную переписку.

Не применяйте неуместный креатив в темах: «Ура! Тебя уволили!» в шапке письма о повышении Вашего подчинённого или «Письмо для горячей штучки» в рассылке о курсах бухгалтеров. Юмор и креатив допустимы в маркетинге, но только если Ваша аудитория хорошо подготовлена, а продукт такой, что его можно рекламировать через приколы. Если Вы не уверены, лучше писать вежливо и сдержанно.

3. Структурируйте информацию. Одно письмо должно быть посвящено одной проблеме. Не надо в одном тексте обсуждать вперемежку годовой отчёт, ошибки коллег и грядущий отпуск. Иначе важные мысли потеряются.

Текст письма следует разбить по смыслу на абзацы длиной в несколько строк. Текст, разделённый на абзацы длиной в одну строку, ничем не лучше того, который не структурирован вообще.

Вопросы должны быть пронумерованы, в конце каждого из них должен стоять вопросительный знак, чтобы собеседник видел, на что и в каком порядке ему отвечать.

Приветствие должно быть отделено от основной части письма.

В первом абзаце кратко изложите суть письма: «20 ноября состоится собрание инвесторов. Они ждут от нас бизнес-план».

4. Если Вам необходимо сослаться на переписку, не пишите «см. чат с заказчиком». Вам проще найти нужную информацию, чем адресату перерыть всю переписку, не зная даже, что он ищет. Пришлите нужный фрагмент письма, скриншот из чата или ссылку на комментарий с форума. Не копируйте лишнюю информацию.

5. Написав «все данные в прикреплённом файле», не забывайте прикрепить тот самый файл. Позаботьтесь о том, чтобы он был понятно подписан: «Техническое задание — логотип оператора мобильной связи», а не «12345». Старайтесь прикреплять файлы в удобном для скачивания формате, проверяйте их на вирусы перед отправкой. Это — забота о получателе. Не вынуждайте человека без необходимости скачивать огромный архив с ненадёжного сайта.

6. То же самое касается ссылок. Проверьте, открываются ли страницы с информацией. Подпишите, куда ведёт какая ссылка: «Образец договора аренды жилья», «Сайт объявлений Пскова». Сократите громоздкие и длинные ссылки через специальный сервис.

7. Кратко изложите в тексте письма, что находится по ссылкам, в прикреплённых файлах, в пересланных фрагментах переписки. Так Вашему собеседнику будет легче найти нужное письмо через поиск и он потратит меньше времени на оценку информации.

«Валентина, вот цитата из письма клиента. Здесь он рассказывает, чего ждёт от сайта. В прикреплённом файле — макет, который разработал наш веб-дизайнер».

8. Объясните сложные вещи простыми словами. Например, Вы отправляете подчинённому договор, полный сложных юридических терминов. Вы хорошо разбираетесь в юриспруденции, Ваш собеседник — нет. Расскажите ему, какие права и обязанности ждут его после подписания договора, что он получает и чем рискует.

9. Не усложняйте письмо никому не нужными формальностями. Фраза: «С заботой о Вашем бизнесе» не добавит реальной заботы, но отнимет время читателя. Пишите коротко, ясно, без панибратства и пустословия.

10. Не нужно отправлять слова благодарности отдельным письмом: адресат не получит никакой ценной информации, только отвлечётся от дел. Если Вы действительно благодарны и можете ответить добром на добро, напишите об этом:

«Валерий, ваша помощь в монтаже видео была просто бесценной. Можно я порекомендую вас как профессионала своим партнёрам?»

«Кира, спасибо, что потратили своё личное время на помощь мне. Я знаю, что вы любите читать, а у меня как раз есть сертификат на покупку книг издательства “АБВ”. Позвольте подарить его вам».

Инсайт 5. Перед отправкой оцените своё письмо с позиции получателя.

Представляйтесь так, чтобы собеседнику было просто обратиться к Вам или упомянуть о Вас. Если Вы предпочитаете, чтобы Вас называли Ника, а не Вероника, напишите: «Добрый день! Я Ника из компании “Кинокритик”». Или: «Я Вероника Александровна», если хотите, чтобы к Вам обращались по имени-отчеству. Если Вы общаетесь с собеседником на русском языке, но в графе «отправитель» и в подписи стоят имя или псевдоним латиницей, озвучьте, как Вас правильно называть. Если имя написано по-английски,это Юлия или Джулия? Если в вашем отделе маркетинга три Дарьи, представляйтесь по имени и фамилии, чтобы собеседник мог позвонить в компанию и найти Вас.

Когда Вы пишете незнакомому человеку, оставляйте в конце письма контактные данные: телефон, ссылки на свои профили в мессенджерах, сайт. Собеседнику может быть удобно общаться не по почте. Он может захотеть узнать побольше о компании, которую Вы представляете.

Адрес почты должен выглядеть серьёзно. Если Вы отправляете статью на конференцию с почтового ящика sladkayadetka1965@mail.ru, скорее всего, коллеги будут шептаться о том, чего Вам не хватает в личной жизни, а не о Ваших научных открытиях.

Когда человек видит название компании в строке «отправитель», то может с первого взгляда решить, что перед ним спам. Сделайте своё письмо более личным и человечным: отправьте его от своего имени. Получатель скорее откроет послание от Анны Никитиной, чем от ООО «Биткойн». От имени компании можно отсылать транзакционные письма: счета, документы, подтверждение заказа, сообщение, что техподдержка получила запрос клиента.

Не обращайтесь к собеседнику на «ты» без договорённостей. Даже если он младше Вас или является Вашим подчинённым. Вы можете спросить: «Комфортно ли вам будет перейти на “ты”?» Не форсируйте переход к неформальному общению, если Вам самому от этого неловко.

Не общайтесь с собеседником как с дурачком. Люди прекрасно чувствуют чужое лицемерие, надменность, скрытую насмешку. Не надо кого-то притворно жалеть, скрыто критиковать, издевательским тоном предлагать помощь, формально соглашаться с любым капризом клиента. Будьте собой и общайтесь с человеком так, как хотели бы, чтобы общались с Вами.

Не учите человека жизни, когда он Вас об этом не просит. И ни в коем случае не указывайте ему публично на ошибки, например: «Коля, всех тошнит от фразы “уважаемые коллеги”! И научись уже расставлять запятые!» Вы унижаете Колю перед коллективом, но никак не помогаете ему научиться писать грамотнее.

Когда Вам нужно ввести в общую переписку нового участника, во-первых, предупредите об этом собеседников: «Ребята, нам нужно подключить к обсуждению Ксюшу, нашего нового верстальщика. Вы не против?» Во-вторых, введите Ксюшу в курс дела: с кем ей предстоит общаться, какую проблему обсуждают коллеги, какую информацию они уже обговорили. В-третьих, представьте новую собеседницу публике: «Это Ксюша, верстальщик. Консультируйтесь с ней по поводу макетов журнала».

Представьте ситуацию: вы обсуждаете важные клиентские правки в чате с коллегами. При этом каждый из вас успел высказаться в духе: «Ну чем его, козла такого, не устраивают белые буквы на чёрном фоне?! И синий фон ему тоже не нравился! Давайте попробуем зелёный». Потом все успокаиваются и решают, что надо ещё раз обсудить цвета логотипа с заказчиком. Он просит Вас переслать ему переписку с дизайнерами. Но это невозможно, потому что в тех же сообщениях, где обговаривали цвета, заказчика назвали «козлом», «ослом» и «дураком». Важнейшее правило деловой переписки: не пишите ничего такого, что стыдно будет переслать!

Инсайт 6. Иногда лучше не писать.

Есть ситуации, в которых общение через электронную почту неуместно.

1. Когда задача срочная. Не все люди проверяют почту каждый час. На работе есть более приоритетные задачи. Письмо может не дойти, адресат может открыть его через неделю или не обратить внимание на срочность. Если какая-то работа горит и должна быть сделана «ещё вчера», позвоните человеку, зайдите к нему или, в крайнем случае, напишите в рабочем чате.

2. Когда тема обсуждения слишком сложная или неудобная. Вам проще будет показать коллеге, как управлять проектором, чем написать инструкцию. И решать, как поставить на место сплетника, лучше в приватном разговоре с другими пострадавшими, а не в общей переписке.

3. Когда адресатов слишком много — больше 5. Проще провести планёрку или видеочат, чем расписывать задачи для каждого, вынуждать других людей читать ненужную им информацию и неделю потом получать вопросы.

4. Когда Вы злитесь или назрел конфликт. Наберите письмо, текст которого так и крутится у Вас в голове. Отругайте коллегу, напишите всё, что о нём думаете… А потом сотрите это письмо, не отправляя, выдохните и позвоните. Или придите пообщаться лично. В живой беседе люди намного лучше чувствуют друг друга и, скорее всего, не допустят грязной ссоры. В переписке же один, не стесняясь в выражениях, напишет обо всём, что накипело, второй неправильно поймёт собеседника и накрутит себя. Хуже всего, если вашу разборку читают и другие люди. Пожар разгорится очень быстро, и его будет не потушить. Но ведь цель была не в соперничестве, не в битве за честь, а в том, чтобы решить проблему!

Никогда не пишите, если вам очень хочется высказать всё, что на душе, если не терпится ответить обидчику, если вы пытаетесь сдержать эмоции, когда отвечаете. Успокойтесь и поговорите. Постарайтесь вникнуть в суть претензий собеседника. Он такой же человек, как и Вы, и заслуживает уважения, а не грубости. Может выясниться, что каждый из вас по-своему прав и вы знаете, как достичь согласия.

Инсайт 7. В ответ на письмо с претензией искренне посочувствуйте и решите проблему.

Иногда Вы можете получить от клиента гневное письмо, полное грубостей в адрес Вашей компании. Например, такое:

Здравствуйте!

Вчера вы страшно меня разочаровали! Я была постоянной посетительницей вашего кафе целых два года! Но теперь вы так опустились, что я к вам больше ни ногой! И всем знакомым расскажу, что вы не цените своих клиентов! Думаю, вы скоро прогорите. И увольте свою хамоватую официантку!

Прощайте!

Ольга.

Из этого письма непонятно вообще ничего, кроме одного: клиент на взводе. Поэтому первое, что Вам следует сделать, — узнать причину её недовольства и направить разговор в конструктивное русло. Не отвечайте в таком же агрессивном стиле: так Вы потеряете клиента и получите тонну негативных отзывов. Помните: человека просто разрывает от эмоций и он хочет снять напряжение. Он не пытается обидеть Вас лично. Стоит проявить понимание и дружелюбие.

Добрый день, Ольга!

Я вижу, что вы расстроены. Мне жаль, что так получилось.
Расскажите, пожалуйста, что именно произошло у вас вчера в нашем кафе. Может быть, мы можем как-то исправиться?

Вот и начало диалога.

В нашем случае клиент сам написал о том, какие чувства её обуревают. Но если человек не сообщал о своих эмоциях, не стоит играть в психолога и решать за него, что он чувствует. Не давайте оценку реакции клиента, например: «Ваше возмущение оправданно». Когда собеседник описал проблему, достаточно ответить: «Я вас понимаю».

Предположим, Ольга отвечает на письмо и Вы узнаёте: она расстроилась из-за того, что из меню убрали чизкейки. А официантка предложила ей низкокалорийный торт, добавив, что он полезнее для фигуры. Ольга расценила эту фразу как намёк, что ей пора похудеть.

Что следует сделать дальше?

  • Во-первых, искренне извинитесь. Так, как Вы сделали бы это в разговоре. Не нужно использовать бездушные канцеляризмы вроде: «Мы сожалеем о доставленных вам неудобствах».
  • Во-вторых, не выдумывайте оправданий. Если Вы виноваты — признайте это. Если Вы уверены в своей правоте, спокойно аргументируйте свою позицию и не забудьте встать на сторону клиента. Не учите его жизни, не ведите себя надменно, не прячьте злость за правильными фразами.
  • В-третьих, предложите варианты решения проблемы и загладьте вину, сделав человеку что-то приятное. Но только с его согласия, не навязываясь.

Здравствуйте, Ольга!

Я разобралась в ситуации. Понимаю Ваше возмущение. Простите нас, пожалуйста. Наша официантка Карина действительно вела себя нетактично. Мы временно отстранили её от работы, она пройдёт обучение, чтобы больше не повторять таких ошибок.

Что касается чизкейков, мне жаль, что вы остались без любимого десерта. Мы изменили меню, потому что чизкейки у нас покупали редко. Низкокалорийные торты пользуются большей популярностью. Очень вкусные чизкейки готовят наши друзья в «Бабушкиной выпечке» на улице Лермонтова, 12.

А у нас появились чудесные венские вафли с творожным кремом. По вкусу они немного напоминают чизкейк, и во всём городе их можно купить только у нас. В качестве извинения я хочу предложить вам бесплатную порцию. Если зайдёте к нам, просто шепните официанту слово «подарок».

Лидия,
менеджер контроля качества.

Инсайт 8. Люди запоминают чудаков, но работать стремятся с адекватными профессионалами.

Один из видов делового письма — ответ на вакансию. Каждый кандидат мечтает выделиться, чтобы работодатель обратил внимание именно на него. Здесь важно не перестараться.

Поставьте себя на место кадровика: Вам приходят десятки писем от кандидатов, которые даже не прочли требования вакансии, смешали в кучу всю информацию о себе, обрушили на собеседника поток эмоций. Хватит ли у HR-а времени и сил отреагировать на каждое такое письмо?

В подавляющем большинстве компаний в сотрудниках ценят сдержанность и адекватность. Ваша трогательная наивность или эпатаж привлекут внимание, но скорее всего, сыграют не в Вашу пользу. Даже откликаясь на творческую вакансию, лучше раскройте свою яркую личность в портфолио или видеоролике, а письмо сделайте простым и удобным для получателя.

О чём не надо писать?

  • Не рассказывайте факты своей биографии, которые не имеют отношения к вакансии.
  • Не давите на жалость. Давая понять, что эта вакансия — Ваш единственный шанс, Вы покажете, что не востребованы на рынке.
  • Не притворяйтесь идеальным кандидатом, когда это не так. Лучше напишите, какую пользу Вы действительно можете принести. Расскажите о своём опыте, достижениях и сильных сторонах, добавьте портфолио. Может быть, работодатель предложит Вам другую вакансию.
  • Избегайте неуместного юмора и эпатажа, если только не подаёте заявку в стендап-шоу.
  • Не делайте дежурных комплиментов вроде: «Вы — самая успешная компания в своей отрасли». Если это правда, работодатель и так об этом знает. Если нет — Вас сочтут подхалимом. Лучше расскажите, что нравится в компании лично Вам: «Вы издаёте такие красивые детские книги! Мои дети их обожают».
  • Избегайте напускного равнодушия, которое может быть обидным, например: «У вас неплохой паблик, хотя есть свои недостатки. Готов поработать с Вами, если Вы предложите достойные условия».
  • Не пишите: «Жду ответа». Получатель ничего Вам не должен. Если Вы его заинтересуете, он и так ответит.

 

Как написать?

  • Сделайте удобно получателю. Отвечайте, опираясь на описание вакансии. Расскажите по пунктам, кто Вы, почему Вас заинтересовало это предложение, какие у Вас образование и опыт, чем Вы можете быть полезны, какие преимущества у Вас есть (например, Вы живёте рядом с офисом и не будете опаздывать).
  • Уважайте заботу работодателя о Вашем комфорте и позаботьтесь в ответ. Если в объявлении Вас попросили отвечать определённым образом, выполните эти требования. Заполните анкету, пришлите резюме ссылкой, а не файлом, отправьте 3 своих лучших текста, а не 10. Так собеседник не пропустит важную информацию о Вас, а Вы не злоупотребите его временем. Если же человеку будет неудобно отвечать Вам, скорее всего, Ваше письмо отправится в корзину.
  • Подтверждайте свои компетенции фактами, цифрами, иллюстрациями, документами. Дайте ссылку на сертификат о прохождении курсов. Расскажите о том, что на прошлой работе увеличили продажи на 20%.
  • Укажите свои контактные данные: телефон, мессенджеры.
  • Если Вы не знаете имени получателя, не мудрите. Просто напишите: «Здравствуйте!»

 

Вакансия:

Ищем преподавателя английского языка в центр раннего развития. Работа в группах с детьми 3-6 лет.

Требования:

  • возраст от 20 лет;
  • высшее педагогическое образование;
  • знание английского на уровне upper-intermediate и выше;
  • опыт работы с детьми;
  • дружелюбие.

График работы: среда-четверг и суббота-воскресенье с 8-00 до 16-00.

 

Ответ:

Здравствуйте!

Меня зовут Кристина. Мне 22 года. (Представились, дали понять, с человеком какого возраста работодатель имеет дело)

Я окончила Международный лингвистический университет по специальности «английская и немецкая филология». Это не педагогическое образование, но в вузе я изучала педагогику и методику преподавания иностранных языков. Также я читаю книги по педагогике в свободное время. (Честно признались, что не совсем соответствуете требованиям, но тут же показали, что всё равно можете быть полезны)

Два семестра я училась по обмену в Оксфорде, там же сдала экзамен на владение английским на уровне advanced. Вот ссылка на мой сертификат. (Показали, что Ваш уровень знаний более чем подходит для этой работы, привели доказательство)

На последнем курсе университета я в течение года год вела уроки английского в частном детском саду «Лунтик». Вот отзыв заведующей садика о моей работе. Вы можете позвонить ей, если понадобится, по этому номеру… (Рассказали об опыте работы, предоставили рекомендацию)

У меня есть два младших брата, я участвую в их воспитании. Люблю детей и легко нахожу с ними общий язык. (Объяснили, что у вас богатый опыт общения с детьми и Вы подходите по характеру для педагогической работы)

Я живу в двух кварталах от детского центра, поэтому мне будет нетрудно вовремя приходить на работу. График мне подходит, потому что утром и днём я наиболее продуктивна. (Убедили работодателя, что Вы — беспроблемный кандидат)

Если я вас заинтересую, буду рада встретиться.
Вот мой номер телефона… (Организовали удобный способ связи)

Никакого давления на работодателя, забота, вежливость и доказательства компетентности. Такой отклик наверняка рассмотрят.

Итог. Основная идея книги.

«Слова — ерунда. Людей раздражает то, что кроется за словами: враждебность, пренебрежение, эгоизм, ложь, лицемерие и агрессия».

Максим Ильяхов, Людмила Сарычева

Продуктивная деловая переписка — это не набор красивых фраз на все случаи жизни. Это умение чувствовать собеседника, уважение к нему, забота о его интересах, ответственное отношение к договорённостям.

Ищите общий язык, а не манипулируйте. Уважайте личное пространство других людей. Не заставляйте их краснеть.

Излагайте информацию доступным языком, раскладывайте по полочкам. Не забывайте прикрепить все нужные материалы и облегчите людям навигацию по ним. Ваше письмо должно нести пользу, а не просто отнимать время собеседника.

Срочным вопросам, планёркам и решению конфликтов место в разговоре, а не в переписке.

Общайтесь просто и человечно, и тогда люди к Вам потянутся!

Новые правила деловой переписки

Максим Ильяхов

Биография

Автор публикации Roman Sergeev

Опубликовал всего 121 саммари

Комментировать:

Подборки лучших саммари

Биографии великих людей

Как стать эффективным

Великие компании

Как научиться зарабатывать

Авторизация
*
*
Регистрация
*
*
*
Генерация пароля
Войти на сайт